¿Reservar habitaciones para invitados para eventos es ahora un asunto de familia?

Un miembro de la comunidad PCMA Catalyst pidió sugerencias sobre qué hacer cuando un asistente al evento quiere reservar varias habitaciones en el bloque de hotel del evento para una familia extensa.

¿Qué hace cuando algunos de los asistentes a su evento quieren reservar más de una habitación en el bloque del hotel del evento para darles unas vacaciones a sus familiares e incluso a sus familiares?

La comunidad Catalyst de PCMA ofrece a sus miembros una plataforma para hacerse preguntas, compartir ideas o, como dice el sitio web, «comunicarse y colaborar». Aquí hay un ejemplo de una discusión reciente sobre Catalyst.

«Cualquiera que experimente un grupo de asistentes. ¿Quién reserva más de una habitación por registro (por ejemplo, tres habitaciones adicionales para un total de cuatro habitaciones por registro)? Si es así, ¿alguna idea sobre cómo manejar esto? Annamarie LuccarelliCMP, gerente senior de eventos de BroadcastMed, preguntó a la comunidad PCMA Catalyst.

“Un poco de historia: tenemos una reunión en un destino muy familiar y tenemos un asistente que busca reservar cuatro habitaciones para su única inscripción. Parece que las habitaciones adicionales son para sus hijos, junto con dos más para sus familiares y sus hijos; muchos parecen ser turistas. Históricamente, solo les hemos permitido reservar, pero a medida que monitoreamos el crecimiento de nuestra recaudación y asistencia a reuniones, se vuelve más difícil permitir esto. ¿Alguien más en este tipo de situación?

“Algo que hemos considerado es aplicar un recargo por cada habitación adicional, pero aún estamos debatiendo si es una buena opción. ¡Cualquier sugerencia es bienvenida!”

aceptaré esto Decimos que somos una asociación profesional con entre 375 y 500 miembros en cualquier reunión y entre 700 y 900 asistentes en total. Contratamos bloques de habitaciones según el historial de asistencia anterior y estoy seguro de que, como muchos, nuestro objetivo es tener suficientes para que todos los miembros se alojen en el hotel anfitrión, sin caer en el desgaste. Por eso, es nuestra política – establecida en el sitio web de nuestra reunión y [meeting] materiales: que no permitimos más de una habitación por miembro registrado. Para controlar esto, nosotros:

• Permita la reserva de hotel solo una vez que se haya procesado el registro de la reunión y ese enlace de reserva único se proporcione en la confirmación de registro. No permitimos reservas de hotel por llamadas telefónicas.
• Trabajo en estrecha colaboración con nuestro coordinador de habitaciones de hotel. [from] mi visita inicial al sitio, para dejar claras mis expectativas de una habitación por miembro.
• En la página de inicio de la reserva de hotel, solicito que la configuren para no permitir que el usuario seleccione más de una habitación cuando se solicita la cantidad; la mayoría puede «bloquear» esa característica de la cantidad.
• Recibo listas de habitaciones semanales donde verificamos los nombres de nuestros registros con la lista de habitaciones. Si vemos más de una habitación por miembro (o una a nombre del cónyuge y otra a nombre del miembro), le aconsejo al miembro que es posible que necesitemos sacar su segunda reserva de nuestro bloque para asegurarnos de que todos los miembros tengan acceso a el grupo. -tarifa habitaciones. La mayoría de las veces, los acompaño inmediatamente fuera de la cuadra con el hotel y aviso al miembro.
• Sugiero que nuestro miembro vuelva a consultarme unos días antes de que finalice nuestro bloque y, si hay habitaciones disponibles, pueden agregar habitaciones o trasladar una segunda habitación a nuestro bloque para recibir nuestra tarifa favorable para su familia.

— Suzanne AlsnauerGerente Senior de Reuniones y Conferencias, Colegio Americano de Abogados Litigantes

Fuera del bloque

«Notamos algo peculiar «En los informes de asistencia a nuestros hoteles después de la reunión anual de este año, cada uno de nuestros seis hoteles asociados encontró que un número significativo de nuestros asistentes se alojaban en sus propiedades, pero fuera del bloque», Ellen Snipes, director de reuniones y exhibiciones de la Sociedad Estadounidense de Químicos del Petróleo (AOCS), compartido en Catalyst. “No creo que sea una cuestión de tarifa; teníamos excelentes tarifas bajas en cada propiedad junto con una ‘garantía de tarifa más baja publicada’ en cada contrato que monitoreábamos religiosamente. Recibiremos crédito por aquellas reservas que se encuentren fuera del bloque a los efectos de compuestos obtenidos, tarifas de rendimiento y deserción. Sin embargo, no obtendremos crédito en lo que respecta a nuestros reembolsos, lo que le costará a la asociación miles de dólares en ingresos potenciales. ¿Alguien más ha visto un aumento significativo en las reservas en la propiedad correcta, pero no en la cuadra? ¿Está teniendo éxito al comunicar la importancia de reservar en toda la cuadra y no solo en los hoteles asociados? ¡Cualquier consejo sobre cómo conseguir que más asistentes se unan al bloque desde el principio sería apreciado!”

he visto algunos Esto ocurre porque se encuentra un mejor trato para [earning] puntos como miembros de determinadas cadenas hoteleras o mediante el uso de una tarjeta de crédito de recompensas que ofrece un valor de puntos más alto. Otra razón podría ser que muchas empresas tienen su propia aplicación de viajes a través de la cual tienen que pasar para reservar el vuelo y los hoteles para que la empresa les pague, y la reserva a través del enlace de la conferencia no está vinculada a su proceso de contabilidad. También creo que sería bueno que los que asistieron se educaran por qué deberían reservar dentro del bloque. Mucha gente no entiende por qué es importante reservar a través de enlaces.

— Sandy Yi-DavisCMP, DES, Fundador y Jefe de Diseño de Eventos, Reunión Estratégica Internacional

Veo esto desde nuestros delegados internacionales que [use] agente de viajes. Mi única recomendación: asegúrese de que la cláusula de reembolso de su evento y su cláusula de auditoría incluyan palabrería sobre el pago de una comisión y/o reembolso en habitaciones que se encuentren fuera del bloque, independientemente de la tarifa pagada.

— Tiffany TimmonsCMP, Director Asociado, Operaciones de Eventos Globales, Sociedad Profesional de Economía de la Salud e Investigación de Resultados (ISPOR)