Dominar las llamadas previas al evento: consejos esenciales para una experiencia de orador perfecta

La comunicación eficaz y una preparación cuidadosa garantizan una presentación fluida e impactante del discurso principal y del orador. Una llamada previa al evento con sus oradores es un paso invaluable en el proceso de planificación del evento. Aquí hay ocho elementos críticos a cubrir durante estas llamadas para garantizar un evento exitoso:

1. Perspectivas organizativas
Comience compartiendo información completa sobre su evento y organización. Esto incluye detalles sobre la composición de la audiencia, sus motivaciones para asistir y el resultado deseado por el orador. Explicar el propósito del evento y por qué se eligió al orador les ayudará a adaptar su presentación para que resuene mejor con su audiencia.

2. Detalles de los Eventos
Proporciona al orador todos los detalles necesarios sobre el evento. Esto debe incluir la fecha, hora, ubicación y tamaño de audiencia esperado. Ofrecer una imagen completa ayuda al orador a prepararse adecuadamente y alinear sus expectativas con el marco del evento.

3. Función y responsabilidades
Describa claramente el papel y las responsabilidades del orador. Especifique la duración de su presentación, las sesiones de preguntas y respuestas programadas y otras expectativas. Esta claridad garantiza que el hablante sepa exactamente lo que se requiere de él y contribuye a un flujo más fluido de los eventos.

4. Requisitos audiovisuales
Analice en detalle las necesidades audiovisuales del orador. Identifique el equipo que necesitan y las instrucciones de configuración específicas. Abordar estos aspectos técnicos con antelación evita problemas de última hora y mejora la calidad de su presentación.

5. Consideraciones logísticas
Revise todos los detalles logísticos, incluidos los arreglos de viaje y el alojamiento. Asegurarse de que el orador se sienta cómodo con estos arreglos minimiza el estrés y le permite concentrarse en ofrecer su mejor interpretación.

6. Protocolos de comunicación
Establezca una línea clara de comunicación con el hablante. Decida el modo de comunicación preferido y programe las llamadas o reuniones de seguimiento necesarias. La comunicación coherente y transparente ayuda a gestionar cualquier requisito cambiante y a mantener una relación de trabajo sólida.

7. Marketing y compromiso promocional
Involucre al orador en discusiones sobre su participación en las actividades de marketing y promoción del evento. Esto puede incluir publicaciones en redes sociales y otros esfuerzos promocionales que puedan mejorar la visibilidad y la participación del evento.

8. Protocolos posteriores al evento
Finalmente, analice cualquier seguimiento necesario posterior al evento, como proporcionar materiales o completar evaluaciones. La planificación de estas actividades garantiza una transición fluida después del evento y puede proporcionar comentarios valiosos para futuras mejoras.

Conclusión
Una llamada meticulosa previa al evento es crucial para el éxito de cualquier evento en el que participen ponentes. Abordar estos ocho aspectos clave fomenta una asociación armoniosa entre el orador y el equipo organizador, facilitando un evento informativo para la audiencia. Dominar estas llamadas previas al evento prepara el escenario para una experiencia de orador perfecta que deja un impacto duradero.