Master of Event Budgets: una guía para el éxito

Los presupuestos para eventos son una necesidad y siempre un gran factor de estrés para nuestros clientes. La incógnita de algo que valga la pena, las variables dinámicas, el miedo a que falte un elemento clave: todas estas son preocupaciones válidas al comenzar un proceso de planificación. Uno de los aspectos más críticos de la planificación de eventos es gestionar el presupuesto de forma eficaz. ¡Aquí hay cinco consejos principales que le ayudarán a sentirse seguro en el presupuesto de su evento!

Haga un presupuesto y manténgase actualizado

• Crear un presupuesto para eventos es uno de los primeros pasos en el proceso de planificación. ¿No estás seguro de qué incluir? Consulte este blog anterior sobre partidas presupuestarias.
• Establezca un tiempo en su calendario cada 2 o 3 semanas para actualizar su presupuesto. Mantenga una columna con los costos estimados y los costos reales. Esto le ayudará a detectar oportunidades para reasignar dólares y asegurarse de que no falte nada.

Investigue y obtenga cotizaciones

• Busque varios proveedores para cada servicio o producto para comparar precios y calidad.
• No dude en negociar precios y condiciones. Muchos proveedores están dispuestos a ajustar sus precios para ganar su negocio, especialmente para eventos más grandes.

El poder popular puede ser costoso

• ¿Intentan salvar? Mire sus cotizaciones y vea si hay oportunidades para que los voluntarios hagan un trabajo en lugar de pagar el trabajo por ello. Los ejemplos incluyen la instalación de sillas o ropa de cama, guardarropas o tarifas de envío. Esto puede resultar en una forma rentable de reducir el resultado final de su presupuesto.

Incluir un grupo de contingencias presupuestarias

• Incluya una parte de contingencia (aproximadamente entre el 5 y el 10 % de su presupuesto total). Esto aliviará cualquier estrés cuando surja un gasto sorpresa o algo cueste más de lo esperado. Los costos en este grupo a menudo incluyen alquileres que el lugar no incluye, equipos audiovisuales adicionales para ejecutar una visión o entretenimiento imprescindible.

Evite tarifas innecesarias

• Esto suena muy obvio, pero si se llega a tiempo se pueden ahorrar muchos costos. Esto incluye pedir regalos sin cargos urgentes, pagar facturas a tiempo y estar a la vanguardia en sus necesidades de impresión.
• También puede evitar cargos innecesarios entregando un recuento preciso de personas para el recuento de comidas, ropa de cama y programas impresos. Un pequeño excedente es una buena red de seguridad, pero si te tomas el tiempo para ser preciso al contar, puedes ahorrar muchas comidas adicionales.

Manténgase flexible y esté preparado

• Sea flexible y adaptable a los cambios durante el proceso de planificación. Circunstancias inesperadas pueden requerir ajustes en su presupuesto y planes.
• Tenga un plan de contingencia para eventos imprevistos importantes que podrían afectar su presupuesto, como problemas relacionados con el clima o cancelaciones de proveedores.

Revise su presupuesto final y evalúe

• Después del evento, haga una revisión financiera exhaustiva de su presupuesto final. Compare sus gastos e ingresos actuales con su presupuesto para identificar áreas de mejora para eventos futuros.
• Recopile comentarios de partes interesadas, proveedores y asistentes para obtener información sobre la rentabilidad y la satisfacción de los participantes.

Dominar los presupuestos de eventos requiere una planificación meticulosa, atención al detalle y una comunicación eficaz con las partes interesadas. Si sigue estas pautas y perfecciona constantemente sus habilidades presupuestarias, podrá asegurarse de que sus eventos no sólo sean memorables sino también financieramente exitosos. Recuerde, un presupuesto bien administrado es la base para un evento exitoso que deje una impresión duradera en los asistentes.