La investigación destaca los desafíos presentes y futuros para los planificadores

Los registros tardíos de asistentes y las reservas de salas en bloque siguen obstaculizando a los planificadores de reuniones, pero esos no son los únicos desafíos que enfrentan.

A medida que la asistencia a reuniones en persona continúa creciendo, los planificadores enfrentan una gran cantidad de desafíos, incluidos registros tardíos y reservas de salas, según los resultados del estudio «Séptimo estado anual de la industria de reuniones y convenciones».

Realizado por la consultora de viajes, turismo y hotelería Future Partners en colaboración con la consultora de marketing de viajes Miles Partnership y la agencia de marketing turístico Digital Edge, el estudio encuestó a 479 planificadores corporativos, asociaciones, SMERF y terceros con sede en los Estados Unidos entre finales de diciembre de 2023 y enero de 2024. Los organizadores de la encuesta también realizaron 20 entrevistas con organizadores de reuniones y eventos.

El estudio encontró que un número significativo de asistentes, según los encuestados, esperan hasta menos de un mes antes de los eventos para registrarse y reservar sus habitaciones, «lo que imagino debe ser realmente difícil para los planificadores», dijo Myha Gallagher, vicepresidenta de investigación. en Miles Partnership, durante un seminario web sobre los resultados del estudio.

Casi el 12 por ciento de los encuestados dijo que los asistentes se registraron para sus eventos menos de un mes antes del evento, mientras que casi el 46 por ciento dijo que los asistentes se registraron con dos o tres meses de anticipación. Poco más del 29 por ciento de los planificadores dijeron que sus asistentes se registraron con cuatro a cinco meses de anticipación; menos del 13 por ciento de los encuestados dijeron que sus asistentes se registraron entre seis y ocho meses antes del evento.

En promedio, los planificadores dijeron que los asistentes reservaban su alojamiento poco más de tres meses antes del evento. De manera similar a los resultados de registro, casi el 12 por ciento de los asistentes reservan menos de un mes antes del evento. Según el informe, el comportamiento más frecuente de los asistentes a reservar después de la fecha límite de bloqueo de salas está creando un desafío importante para los planificadores. Mientras que casi el 45 por ciento de los planificadores dijeron que menos de uno de cada 10 asistentes reservan una habitación hasta un mes antes del evento, el 55 por ciento restante de los planificadores dijeron que el 11 por ciento o más de sus participantes reservan habitaciones después del bloqueo de habitaciones. . fecha de caducidad. Casi uno de cada cinco planificadores, o el 18 por ciento, dijo que una gran mayoría de sus asistentes (71 por ciento o más) están reservando después de la fecha límite de bloqueo de habitaciones.

Estos hallazgos reflejan los de otro estudio reciente, el «Registration Insights Report» de Maritz, que también informó que tal comportamiento crea frustración para los planificadores, citando desafíos logísticos que incluyen la falta de habitaciones/bloques de hotel vendidos; cambios de última hora en alimentos y bebidas y salas de sesiones; y la tensión del personal de apoyo, así como consecuencias financieras como daños por deserción y recargos a los proveedores. (Ver l convocar artículo, “Repensar los precios por reserva anticipada y otras estrategias de registro tradicionales”).

Maritz estudió los hábitos de 360.000 inscritos en las mismas 30 ferias comerciales que abarcan diversas industrias durante tres años. El informe mostró que en 2023, el 45 por ciento de los asistentes retrasaron la inscripción hasta menos de cuatro semanas antes del evento; más de uno de cada cuatro esperó hasta las últimas dos semanas antes del espectáculo para registrarse; y el nueve por ciento se registró una vez que llegaron al sitio.

El estudio de Future Partners también mostró que los plazos de reserva de espacios siguen acortándose. Si bien casi el 10 por ciento de los planificadores respondieron que buscan ubicaciones con tres a cinco años o más de anticipación a la fecha del evento, casi el 16 por ciento dijo que lo hacen con menos de seis meses de anticipación. Casi dos de cada cinco encuestados afirmaron que reservan plazas con entre seis y 12 meses de antelación y poco más del 36 por ciento lo hacen con uno o dos años de antelación.

«Los períodos de reserva más cortos tanto para los planificadores como para los asistentes, así como las mayores expectativas para los eventos en vivo, hacen que el trabajo en evolución de los planificadores de reuniones sea un desafío», afirmó la presidenta y directora ejecutiva de Future, Erin Francis Cummings.

Aquí hay otros resultados de la investigación Future Partners, que pidió a los encuestados que predijeran las tendencias en la industria durante los próximos tres años.

1. Los planificadores anticipan una necesidad creciente de alinear tanto el destino como la agenda de sus reuniones con los valores de sus participantes.

• Tres de cada cinco planificadores predicen un aumento en la importancia de la diversidad, la equidad y la inclusión en los asistentes y oradores de las reuniones. «Necesitamos que la DMO tenga mucha información sobre empresas de minorías, recursos LGBTQ+ y todo lo demás relacionado con DEI», dijo un planificador. “Justicia social, diversidad: la gente quiere significado en sus reuniones. Quieren ser vistos como ellos mismos», dijo otro.
• Más de la mitad (52 por ciento) de los planificadores esperan que se incorporen en las agendas de las reuniones un aumento de las iniciativas de responsabilidad social corporativa. En relación con este resultado, el 63 por ciento de los planificadores prefiere apoyar a las organizaciones locales en lugar de las nacionales para las iniciativas de RSE.
• Más de tres cuartas partes de los encuestados dicen que ellos y sus clientes están abiertos a buscar destinos estadounidenses que no habían considerado anteriormente.

Mya Surrency, estratega de ventas y marketing de Digital Edge, dijo en el seminario web que desde la pandemia, las DMO se han convertido en defensoras de sus comunidades. «Los planificadores buscan que los destinos sean un recurso de capital intelectual, para tener ese conocimiento profundo de las oportunidades en el destino», dijo. “Es como hacer un emparejamiento por adelantado…. Ya no se trata sólo de espacio, fechas y tarifas”. Los planificadores necesitan saber cómo el destino se ajusta a los valores de su organización y cómo ayudará al grupo a avanzar en su misión, dijo.

2. Los planificadores consideran que la política tiene un impacto más amplio en la elección del destino, ya que ConvenciónInformado anteriormente en «Navegando por la polarización política en sus eventos».

• Más del 60 por ciento de los encuestados cree que aumentará el impacto de la política local en la elección del destino.
• Poco más de la mitad de los encuestados dijeron que las leyes estatales y locales ya les han hecho reconsiderar un destino, lo que representa un aumento del 14 por ciento con respecto a los resultados del año pasado. Consulte el cuadro a continuación para conocer los principales problemas que provocaron sus reconsideraciones.

3. Cuando se les preguntó qué tendencias tendrán el mayor impacto en la industria, los planificadores estaban «entusiasmados» sobre la incorporación de IA en su trabajo, dijo Gallagher. Ofreció citas de planificadores que fueron entrevistados. «Las experiencias personalizadas son clave», dijo un planificador. “Las expectativas de los asistentes están cambiando hacia experiencias más dinámicas y personalizadas. Los elementos interactivos, las recomendaciones impulsadas por la IA y las agendas flexibles que aborden los intereses individuales serán clave para el compromiso y la satisfacción”.

Otro dijo: “La innovación basada en la tecnología es la tendencia más importante. Los avances en realidad virtual, inteligencia artificial y realidad aumentada transformarán los formatos de reuniones e interacciones. La facilitación impulsada por la IA y los conocimientos basados ​​en datos seguirán mejorando la participación y los resultados del aprendizaje”.

Curt Wagner es editor digital en Júntelo.