Siete formas en que la tecnología puede generar mejores datos de eventos y clientes potenciales de alta calidad

Este contenido fue creado en colaboración por Stova y el estudio de contenido de marca de Skift, SkiftX.

A medida que la privacidad en línea se convierte en una mayor prioridad, los sistemas de seguimiento en los que alguna vez confiaron los especialistas en marketing se están eliminando rápidamente. En medio de este cambio, los eventos están surgiendo como una fuente esencial para uno de los activos más valiosos de la actualidad: los datos propios. El alcance eficaz y estratégico se basa en una sólida comprensión del cliente, y los datos de los eventos pueden ofrecer conocimientos incomparables. Reunir este tipo de inteligencia empresarial no es sólo una cuestión de saber qué medir, sino cómo medirlo.

Para empezar, ya no basta con utilizar el número de asistentes como punto de referencia del éxito. De acuerdo con la Informe de tendencias de expositores de Freeman 2024, «el futuro pasa por medir y monetizar la calidad de las conexiones, no su cantidad». Su investigación demostró que la calidad de los participantes es la máxima prioridad para los expositores: el 93 por ciento de los encuestados mencionó este factor como «extremadamente» o «muy» impactante. Comparativamente, sólo el 81 por ciento dio la misma importancia al número de asistentes. Incluso las preocupaciones sobre costes impredecibles quedaron muy atrás: sólo el 61 por ciento de los expositores le atribuyeron el mismo impacto.

Entonces, ¿cómo miden los organizadores y expositores de eventos la calidad de los asistentes? No se trata sólo de realizar un seguimiento de los puestos de trabajo, sino de comprender los intereses y comportamientos de los asistentes: pasados, presentes y futuros. Para ayudar a los profesionales de eventos a alcanzar este nivel de conocimiento, Stova ha publicado una guía paso a paso, De encuestas a datos de opinión: maximizar la tecnología de eventos para mejorar la inteligencia empresarial. A continuación se presentan algunos aspectos destacados de esta investigación.

Herramientas de identificación para ayudar a rastrear los datos de los asistentes

1. Optimice el flujo de datos con soluciones de gestión de eventos todo en uno

A medida que los expositores buscan resultados de mayor calidad en los eventos (y recurren a los organizadores de eventos para que se los proporcionen), la tecnología de eventos bien diseñada puede combinar conocimientos sobre el comportamiento, las preferencias y los sentimientos de los asistentes. Un ecosistema de tecnología de eventos como el de Stova ofrece una solución de extremo a extremo para eventos de todos los tamaños y niveles de complejidad, brindando tanto a los líderes de eventos como a los especialistas en marketing opciones flexibles y datos de los asistentes que se pueden analizar junto con análisis de marketing más amplios.

Para ayudarle a aprovechar al máximo estas soluciones de extremo a extremo, busque proveedores de tecnología que ofrezcan un servicio al cliente excepcional. Los equipos de cuentas de Stova, por ejemplo, colaboran con los planificadores de eventos para ofrecer consejos y recomendaciones de expertos. No solo brindan información sobre las mejores prácticas para eventos individuales, sino que también ayudan a los planificadores a comprender el ecosistema general del evento y mejorar el valor para las partes interesadas en múltiples eventos.

2. Ofrezca registro e identificación sin inconvenientes en el sitio

Como sabrán los organizadores de eventos, el registro es su primera oportunidad para capturar datos demográficos iniciales junto con información sobre los intereses de sus asistentes. Esto no solo puede informar las interacciones con ellos antes y durante el evento, sino también en la fase crucial de desarrollo de clientes potenciales después del cierre de puertas. “Si bien un sistema sólido de recuperación de clientes potenciales es esencial, se basa en una base sólida de soluciones de registro e identificación bien diseñadas. Stova tiene sus raíces en ambos, y creo que el registro y las credenciales sin inconvenientes son el factor decisivo de cualquier buen evento”, dice Anush Alexander, director de marketing de Stova.

Dentro de su plataforma de gestión de eventos, un sistema de registro sólido puede ayudarlo a recopilar información sobre los datos de asistencia, lo que luego puede facilitar su marketing y comunicaciones en cada etapa del proceso de planificación del evento.

Para obtener la máxima captura de datos, su plataforma de registro debe vincularse perfectamente con insignias bien diseñadas. Esto asegura que los asistentes lleguen al piso de exhibición minimizando los tiempos de espera y simplificando todo el proceso. Además de permitir el registro automático en el evento en sí, las insignias digitales pueden brindar acceso a activaciones individuales dentro del evento, como demostraciones de patrocinadores y charlas de sesión. Del mismo modo, la recopilación de clientes potenciales puede ser tan simple como un escaneo rápido de una insignia. Si su proveedor de tecnología conecta estos datos a un sistema automatizado de puntuación de clientes potenciales como el de Stova, los expositores tendrán una instantánea rápida de qué prospectos priorizar durante el seguimiento.

3. Seguimiento del movimiento con sistemas de seguimiento RFID

Cuando las soluciones de credenciales integran la tecnología RFID (identificación por radiofrecuencia), es posible rastrear los movimientos de los asistentes en la sala de exposición. Como complemento a los datos de alto contacto que ofrece una solución perfecta de escaneo de credenciales, estas métricas pueden proporcionar información valiosa sobre el tráfico peatonal y los tiempos de permanencia. Esto no sólo ayuda a demostrar a los expositores el valor inmobiliario del piso de exposición principal, sino que también puede mejorar las capacidades de puntuación de clientes potenciales de los expositores.

4. Mida el sentimiento con sistemas de respuesta de la audiencia

Al recopilar comentarios sobre el sentimiento de los asistentes, los planificadores de eventos tradicionalmente se han basado en encuestas posteriores al evento. Si bien estos ofrecen información valiosa, también presentan desafíos, desde bajas tasas de respuesta hasta falta de especificidad. Al mirar más allá de las encuestas y, en su lugar, utilizar marcadores de sentimiento en puntos de contacto digitales y en vivo, los organizadores pueden comprender mucho mejor cómo se sienten realmente los asistentes.

Los sistemas de retroalimentación de la audiencia que utiliza Stova permiten una retroalimentación instantánea, lo que significa tasas de respuesta más altas y la capacidad de ampliar elementos específicos de su evento. Al segmentar las encuestas y entregarlas en sesiones específicas o en intervalos específicos durante el evento, puede recopilar un conjunto de datos más completo. Los sistemas de retroalimentación binaria, que piden a los asistentes que toque un ícono positivo o negativo, son aún más rápidos y fáciles de implementar.

Los especialistas en marketing pueden utilizar estos datos de sentimiento temprano para ayudar a predecir el comportamiento futuro de los clientes, especialmente su intención de recomprar. También puede brindarle una mejor idea del valor que brinda a sus asistentes. Esto significa que puede ser proactivo sobre lo que funciona y lo que no, y tomar medidas para mejorar los puntos débiles antes de que se agraven.

Simplificando datos de eventos

Después de medir qué tan comprometidos están sus asistentes durante sesiones o segmentos particulares de su evento, es crucial asegurarse de que todos estos datos lleguen al canal de marketing correcto. La solución: conectar datos de eventos con CRM (gestión de relaciones con el cliente), automatización de marketing y plataformas de participación del cliente.

5. Implemente la integración bidireccional con su pila de tecnología de marketing

Cuando su proveedor de tecnología ofrece una integración total y un flujo de datos fluido con estas plataformas, puede tener una mejor idea de todo el recorrido del cliente y su impacto en su negocio. Por ejemplo, al observar la asistencia al evento junto con el comportamiento de compra posterior al evento o las conversiones de clientes potenciales, puede evaluar mejor el retorno de la inversión del evento y perfeccionar aún más sus estrategias de marketing.

Poder integrar la tecnología de su evento con soluciones CRM como Salesforce también es fundamental para permitir un proceso más automatizado al realizar un seguimiento de los clientes potenciales. Las interacciones personales en los eventos pueden ser cruciales para establecer confianza e iniciar la relación comprador-vendedor, pero la fase posterior al evento suele ser cuando los equipos de ventas se unen al trato. Según Gartner Futuro de las ventas 2025 Según el informe, el 80 por ciento de las interacciones de ventas B2B se llevarán a cabo en canales digitales para 2025.

La solución integral de Stova permite a los expositores ejecutar todos estos datos de eventos de alto valor en sus sistemas digitales de fomento de clientes potenciales y luego les permite ajustar las interacciones en línea que, en última instancia, impulsan las conversiones.

6. Recopile datos con mínima fricción

La captura rápida de datos esenciales de clientes potenciales, como información de contacto, intereses y aspectos destacados de la conversación, permite un seguimiento eficiente. Por lo tanto, es fundamental contar con un sistema de recuperación de clientes potenciales que proporcione acceso inmediato y en tiempo real a los clientes potenciales escaneados.

7. Calificar y segmentar clientes potenciales

Es una práctica estándar que una solución de recuperación de clientes potenciales permita a los expositores calificar y segmentar a los clientes potenciales por nivel de interés, como con etiquetas «caliente, media y fría». Sin embargo, las encuestas de sucursales les permiten profundizar, segmentar según preferencias e intereses para crear seguidores personalizados con mayores posibilidades de conversión. Los criterios predefinidos, como el tamaño del presupuesto, el momento de la compra o el poder de toma de decisiones, también pueden ayudar a los equipos de ventas a priorizar sus esfuerzos.

Para descubrir más consejos sobre cómo aprovechar el poder de los datos en eventos presenciales, descargue el informe completo: De encuestas a datos de opinión: Maximizando la tecnología de eventos para mejorar la inteligencia empresarial.

Este contenido fue creado en colaboración por Stova y el estudio de contenido de marca de Skift, SkiftX.

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