Ventajas y desventajas de utilizar una organización de empleadores profesional

Para las pequeñas y medianas empresas, brindar servicios sólidos de recursos humanos y al mismo tiempo controlar los costos es un desafío constante. La mayoría de las PYMES carecen de la experiencia interna y el ancho de banda para manejar todas las complejidades del cumplimiento de recursos humanos, la inscripción a beneficios, el procesamiento de nóminas, la contratación y más. Ahí es donde una organización de empleadores profesionales (PEO) puede brindar asistencia vital.

¿Qué es una OPE?

Una OPE, u organización de empleadores profesionales, es una empresa que brinda servicios de subcontratación de recursos humanos a pequeñas y medianas empresas. Los PEO gestionan funciones básicas de recursos humanos, como nómina, beneficios, cumplimiento y más para sus clientes.

Si se pregunta «¿Qué es una OPE?», este artículo explica todo lo que necesita saber sobre cómo funcionan las OPE y sus beneficios:

¿Qué hace una OPE?

Los OPE asumen responsabilidades críticas de recursos humanos de los clientes. Los servicios clave que brinda la PEO incluyen:

• Administración de Nómina – Las OPE se encargan del procesamiento de nóminas, la presentación de impuestos y la declaración de impuestos de fin de año. Esto ahorra tiempo a los clientes en el cumplimiento de la nómina.
• Gestión de Beneficios – Las OPE ofrecen acceso a beneficios sólidos como seguro médico, planes de jubilación y compensación laboral a precios competitivos.
• Concientización sobre el cumplimiento – Las OPE se mantienen actualizadas sobre las leyes laborales y administran archivos de cumplimiento, como informes de nuevas contrataciones, seguro de desempleo y asignaciones de leyes laborales.
• Asistencia de reclutamiento – Algunas OPE brindan apoyo con la adquisición de talentos, verificación de antecedentes e incorporación.
• Formación y desarrollo – Las OPE brindan capacitación gerencial y recursos de desarrollo de empleados de los que los clientes a menudo carecen.
• Seguridad y gestión de riesgos – Las OPE gestionan el cumplimiento de OSHA, los programas de seguridad en el lugar de trabajo y las reclamaciones de compensación laboral.

En esencia, las OPE se convierten en un departamento de recursos humanos completamente subcontratado para pequeñas empresas que carecen de experiencia y ancho de banda internos en recursos humanos.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una OPE?

Son muchas las ventajas de los servicios PEO para PYMES:

Ahorro de costes

Las OPE aprovechan el poder adquisitivo de su gran grupo para asegurar tarifas asequibles en planes de seguro médico que las pequeñas empresas normalmente no pueden obtener por sí solas. Esto proporciona ahorros significativos en los costos de beneficios. También reducen los costos de administración de nómina al automatizar el procesamiento y el archivo.

El seguro de compensación para trabajadores también se hace más asequible a través de pólizas grupales con descuento. Las OPE eliminan la necesidad de comprar sistemas de recursos humanos independientes, ya que proporcionan plataformas integradas para cosas como cumplimiento, nómina, gestión de beneficios, etc. Su experiencia en recursos humanos ayuda a evitar costosas multas por incumplimiento.

Responsabilidad reducida

Las OPE asumen funciones clave de cumplimiento de recursos humanos que mitigan riesgos legales importantes si se gestionan mal. Esto incluye la gestión adecuada de las leyes de salarios/horas, reclamos por acoso, despidos, programas de seguridad en el lugar de trabajo y regulaciones locales, estatales y federales en constante cambio. Las OPE tienen la experiencia para navegar en estas áreas complejas y reducir la posibilidad de demandas.

Acceso al talento

Muchas pequeñas empresas luchan por reclutar talentos por sí mismas. Las OPE amplían el grupo de candidatos al brindar acceso integrado a bolsas de trabajo en línea, reclutamiento en redes sociales y grandes bases de datos de candidatos. Para roles especializados donde el reclutamiento es un desafío, las OPE pueden aprovechar sus redes y recursos para buscar candidatos calificados. También se encargan de la investigación administrativa, la incorporación y la verificación de antecedentes.

Productividad incrementada

Gracias a que las OPE gestionan la nómina, la inscripción de beneficios, las plataformas de recursos humanos y la documentación de cumplimiento, los clientes se liberan de estas cargas administrativas. La gerencia puede dedicar más tiempo a las prioridades comerciales centrales, como ventas, operaciones e iniciativas estratégicas, en lugar de a la administración de recursos humanos. Los PEO se convierten en una extensión del equipo de recursos humanos.

conocimiento de recursos humanos

Las OPE brindan experiencia especializada en recursos humanos que las empresas más pequeñas normalmente no tienen internamente. Esto incluye análisis de compensación, optimización de la gestión del desempeño, orientación sobre relaciones con los empleados, desarrollo de programas de seguridad, gestión de cambios organizacionales y consultoría de cumplimiento. Los OPE se convierten en un socio estratégico de RR.HH.

En resumen, las OPE brindan economías de escala y experiencia vital para elevar las capacidades de recursos humanos y reducir los riesgos para las pequeñas empresas a un costo asequible.

¿Cuáles son las desventajas de utilizar una OPE?

Si bien las OPE ofrecen muchos beneficios, existen algunas desventajas potenciales a considerar:

Pérdida de control

Algunas responsabilidades de recursos humanos pasan al PEO, lo que puede parecer una pérdida de control para algunos propietarios de empresas acostumbrados a gestionar los recursos humanos internamente. Las áreas que pueden pasar a la PEO incluyen el establecimiento de políticas, las relaciones con los empleados, la gestión del desempeño y aspectos de la adquisición de talentos. Tener acuerdos de servicio y expectativas claros ayuda a evitar problemas.

Personalización limitada

Las OPE ofrecen servicios y sistemas empaquetados que pueden no ser personalizables para satisfacer las necesidades especializadas de cada cliente. Por ejemplo, es posible que su proceso de revisión del desempeño no se alinee con el enfoque deseado de una empresa. Sin embargo, muchas OPE están dispuestas a adaptar las ofertas a las necesidades de los clientes tanto como sea posible. La comunicación abierta sobre requisitos únicos es esencial.

Proceso de transición

Cambiar de sistemas de nómina, administración de beneficios, datos de recursos humanos y otros procesos a la plataforma PEO requiere algún tiempo de transición antes de comenzar a obtener los beneficios. Una planificación y gestión de proyectos adecuadas evitarán perturbaciones importantes en la productividad durante la transición.

Garantía de ahorro sin costes

Si bien las OPE a menudo impulsan reducciones de costos en beneficios, servicios, tecnología y cumplimiento, los modelos de fijación de precios son complejos. Las necesidades únicas de los clientes pueden aumentar potencialmente los costos en algunas áreas según las circunstancias. Es importante comprender el modelo de precios completo y hacer los cálculos.

Se requiere investigación

No todas las OPE son iguales. Se requiere una debida diligencia cuidadosa para encontrar una OPE que cumpla con las normas y sea financieramente estable y alineada con sus necesidades y cultura empresarial. Verificar referencias, reseñas, longevidad y alcance de los servicios ayuda a evitar elegir el socio equivocado.

Dificultades de terminación

Poner fin a una relación de OPE puede resultar complicado si el proceso de extracción de datos y sistemas no se planifica con antelación. Desarrollar un plan de transición ayuda a transferir sin problemas las funciones de recursos humanos de nuevo internamente o a un nuevo proveedor si la asociación se deteriora.

Si bien la mayoría de los clientes están satisfechos con los PEO, evaluar cuidadosamente la opción adecuada, tener expectativas claras y planificar el futuro conducirá a la mejor experiencia cuando se subcontraten RRHH.

¿Qué es el modelo de negocio PEO?

El modelo de negocio de PEO se basa en el «coempleo». La PEO se convierte en el empleador registrado a efectos fiscales al celebrar un contrato con el cliente.

La gestión diaria todavía recae en las organizaciones clientes. La OPE simplemente asume las responsabilidades administrativas y de cumplimiento. Este modelo permite a las pequeñas empresas competir con competidores más grandes en la contratación y retención de los mejores talentos.

¿Cómo elijo la OPE adecuada?

Al evaluar las OPE, busque:

• Conocimiento de la industria – Busque OPE con experiencia en su industria y tamaño de empresa específicos para garantizar una buena adaptación.
• Ofertas de servicios – Asegúrese de que el PEO proporcione la combinación exacta de servicios de recursos humanos que su empresa necesita.
• Servicio al consumidor – La OPE debe ser receptiva, asignar personal dedicado y compartir de manera proactiva el conocimiento de recursos humanos.
• Plataforma Tecnológica – Evalúe el portal en línea de la PEO y asegúrese de que se integre bien con su sistema de nómina.
• Estructura de costo – Compare varias PEO sobre los costos totales de los servicios que necesita.
• Registro de cumplimiento – Verificar que la OPE tenga un historial sólido sin violaciones importantes de cumplimiento.

Encontrar la OPE adecuada requiere investigación, pero vale la pena. Una OPE se convierte en un socio de recursos humanos invaluable que ayuda a las PYMES a contener costos, minimizar riesgos y formar grandes equipos.