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Trabajar junto a los lugares y dentro de ellos es algo con lo que muchos organizadores de eventos tienen que lidiar. Desde estadios que acogen conciertos hasta hoteles del centro de la ciudad que acogen seminarios de formación y lanzamientos de prensa.

Todos tienen en común que están acostumbrados a albergar muchos eventos, desde los más pequeños hasta los más grandes, pero ¿cuándo sabe el organizador cómo pedir ayuda para los elementos técnicos?

Establece tus expectativas

Los lugares hacen muy bien lo que normalmente hacen, ya sean dormitorios, eventos deportivos, comida o lo que sea. Eso no significa que puedan hacer algo de la escala que requiere el evento. Cuando pensamos en TI, generalmente la comparamos con la pantalla de la mayoría de las salas de conferencias. Si necesita una presentación interna o una reunión para 20 empleados, entonces la pantalla en la sala de conferencias probablemente sea suficiente, pero si el evento exige algo especial, contrate una empresa audiovisual. Es lo mismo con TI. Si es sólo Wi-Fi para 20 personas entonces probablemente esté bien, pero si es crítico, o para muchas personas, entonces hay que controlarlo.

Validar lo que realmente hay en el sitio

Esto sonará como una excavación en algunos lugares. No lo es. Pero en muchos casos la gente no entiende qué lugar tiene la tecnología o sus limitaciones. Por lo general, informan algo de otra persona de la organización (quizás un equipo interno de TI) que no estará presente la mañana del directo intentando resolverlo. La única manera de entender lo que hay es llegar allí y mirar a nuestro alrededor. Un buen socio de TI puede ayudar programando una llamada rápida en el sitio; si las preguntas técnicas se responden rápidamente y en detalle, probablemente sea correcto, si hay muchas referencias a otras personas que no están en la llamada… deberían comenzar las señales de alerta. ondulación.

Identifica tus riesgos

Una vez que comprenda qué esperar y qué hay allí, entonces se trata de identificar sus riesgos y qué mitigación desea implementar. Por lo general, esto se reduce a lo importante que es algo. Por ejemplo, si una transmisión basada en web es el núcleo de un evento (tal vez un gerente internacional informando a los equipos en todo el Reino Unido), entonces es necesario que exista una segunda conexión a Internet.

Cuando analizamos los eventos de mayor estrés, generalmente tienden a ser los que ocurren en algunos lugares. Por lo general, cuando alguien preguntó qué había en el lugar, se confirmó que estaba bien, pero ese día las cosas se ponen difíciles y la realidad muerde. ¡Evita ese dolor a toda costa!