Consejos para la gestión de eventos: planificación y gestión de un incidente o emergencia en el lugar durante un evento

En mi último consejo describí la importancia de tener un plan de respaldo al organizar un evento. En esa publicación revisé los sucesos naturales que pueden alterar un evento, como el mal tiempo, y las preocupaciones provocadas por el hombre, como amenazas de bomba o actividad terrorista.

En este blog discutiré por qué es importante que los administradores de eventos planifiquen para un incidente o emergencia importante, especialmente en estos días de ataques terroristas. Es responsabilidad del director del evento garantizar que todos los visitantes y trabajadores no estén expuestos a riesgos para la salud y la seguridad. Esto incluye durante el evento y durante el montaje y desmontaje del evento para aquellos que tengan acceso en esos momentos.

El nivel de planificación de emergencia dependerá del tamaño y escala del evento, así como de otros factores, incluido el grado de riesgo, la audiencia, la ubicación del evento y su duración. Se debe crear un plan de seguridad que haga referencia a todos estos aspectos.

Es importante comunicar todos sus planes a sus empleados y al equipo de eventos durante la planificación. El plan debe designar quién es el responsable de los distintos aspectos de la seguridad en caso de incidente, así como los canales de comunicación y la estructura de toma de decisiones.

La buena comunicación y el enlace son importantes para compartir cómo se controlarán los riesgos con el lugar, la dirección, los servicios de emergencia y los proveedores. También es necesario comunicar eficazmente el plan de seguridad preparado.
Este enlace proporciona un ejemplo de una nota de orientación para los organizadores de eventos a la hora de elaborar un plan de emergencia para eventos.

Planificación de accidentes y emergencias en un evento.

planning para el personal de eventos:

• Crear un manual de eventos
• Conozca su ubicación: comprenda las amenazas
• Verificar que las disposiciones de seguridad del lugar estén vigentes.
• Instaurar una línea directa de informes de emergencia
• Asegúrese de que todo el personal tenga números de teléfono de emergencia tanto para el personal del evento como para el lugar y los servicios de emergencia almacenados en sus contactos de teléfonos móviles.
• Asegúrese de que el personal conozca las salidas de emergencia y los puntos de primeros auxilios.
• Confirme que el personal de la familia y los datos del pasaporte estén actualizados.
• Lleve algo de dinero en efectivo en todo momento, ya que puede ser necesario en caso de una emergencia.
• Descargue la aplicación móvil de CitizenAid
• Evaluación de riesgos: considere los riesgos clave, tanto para el personal como para los delegados, incluya planes de contingencia para hacer frente a situaciones de impacto limitado, así como respuestas a emergencias más graves.
• Produzca y comparta procedimientos de emergencia con su personal, así como también incorpore procedimientos de emergencia en campo. Asegúrese de que todos los miembros del personal relevantes comprendan qué hacer en caso de una emergencia, independientemente de cuál sea su función laboral normal, incluido dar la alarma. Identifiqueles el lugar de salida y el equipo de emergencia. Deben saber de quién deben recibir instrucciones, etc.
• Tenga una sesión informativa previa al evento con todo el personal, muestre el video de la Oficina Nacional Contra el Terrorismo Run Hide and Tell
• Antes del evento, asegúrese de cargar los teléfonos y las baterías.
• Tener radios de respaldo en caso de que la red se caiga
• Tenga en cuenta al personal local que puede verse afectado ya que el incidente ocurre en su área o ciudad local.

El plan de emergencia

Esto debería cubrir lo siguiente dependiendo del tamaño y la ubicación del evento:

• La movilización de recursos in situ para atender y abordar el incidente.
• Alejar a las personas del peligro inmediato
• La gestión de cualquier siniestro, incluida la prestación de asistencia médica.
• Dan la alarma, informan al público y le dicen al personal qué hacer. Es bueno tener un código que puedas usar solo para informar al personal que hay un incidente.
• Servicios de alerta y asistencia de emergencia.
• control de incidentes
• Gestión del tráfico, incluidos los vehículos de emergencia.
• Controle las multitudes y los asistentes, incluida la evacuación si es seguro hacerlo. Si el incidente está relacionado con el terrorismo, es posible que deba iniciar un bloqueo; siga las instrucciones de los servicios de emergencia.
• Evacuación de personas discapacitadas y otras clases vulnerables de personas, incluidos niños que puedan estar separados de sus padres. Planifique requisitos de asistencia adicionales
• Entrega a los servicios de emergencia cuando corresponda.
  Tratar con transeúntes desplazados y ilesos; si está encerrado proporcione refrigerios
• Protección de la propiedad
• Asegúrese de que el plan sea flexible para hacer frente a los cambios en los acontecimientos.
• El plan para situaciones de emergencia establecerá el marco general para el inicio, gestión, coordinación y control del personal y activos en caso de emergencia en el sitio.

Procedimientos de emergencia

• Verifique que todas las rutas de escape estén disponibles, bien iluminadas, abiertas y sin obstáculos.
• Designar personas responsables de implementar procedimientos de emergencia en caso de accidente o emergencia.
• Asegurar que exista una estructura de gestión clara, identificando a los tomadores de decisiones clave.
• Discutir planes con la policía, el servicio de bomberos y rescate, el servicio de ambulancia, la planificación de emergencias y, para edificios fijos como estadios y arenas, la administración del lugar.
• Acordar con los servicios de emergencia cuestiones como las rutas de acceso al sitio, el uso de los mapas a los que se hace referencia en la cuadrícula, los puntos de encuentro y la transferencia de autoridad para un incidente importante del organizador del evento a los servicios de emergencia.
• Detener el espectáculo/conferencia: identificar personas clave e iniciar un procedimiento de parada del espectáculo, comunicarse con los presentadores y asistentes; tenemos un anuncio público acordado para esto.
• Evacuación: mantenga la calma y anime a los transeúntes a mantener la calma. Trabajar en equipo. Si se requiere una evacuación, dirija a las personas a una salida de emergencia.
• Cierre: Después de detener la conferencia o mostrar, dirija a las personas a un área segura en el edificio; Explique a los asistentes por qué no es seguro irse. Proporcione refrigerios si es necesario. Manténgase en contacto con la policía y los servicios de emergencia sobre la situación.
• Revisión post-accidente. Si el impacto del incidente fue limitado, es posible que pueda reanudar el espectáculo o evento. Reinicie el proceso únicamente después de consultar con los servicios de emergencia. Asegúrese de que el personal y los servicios estén listos y en posición para el reinicio.
  Después de un accidente
• Si es necesaria la evacuación, asegúrese de que los delegados estén reunidos en el área de espera correcta y verifique que todos estén bien. Escuche a los servicios de emergencia para obtener información sobre cuándo liberar a los asistentes.
• Si está cerrado, asegúrese de que los asistentes tengan refrigerios; si está en un hotel, verifique si hay habitaciones disponibles, trabaje con la administración de operaciones del lugar o del hotel.
• Sólo permita que las personas salgan cuando así se lo indiquen los servicios de emergencia.
• Ayudar a los delegados si necesitan alojamiento, transporte, vuelos, etc…
• Luego, hable con el personal del evento y con el lugar para ver qué salió bien y qué podría mejorarse.
• Revisar los planes de incidentes y emergencias para eventos futuros.

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Consejos de logística para la gestión de eventos B2B: evaluación de riesgos, salud y seguridad, seguros y planificación de contingencias

El sitio web del Ejecutivo de Salud y Seguridad y del Gobierno Excelente sobre seguridad en eventos y procedimientos de emergencia

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