Recortes presupuestarios para eventos: edición Kiss, Marry, Kill

En medio de recortes presupuestarios para eventos en toda la industria, inflación global y despidos en todo el país, los equipos de toda la industria de eventos se ven obligados a decidir qué mantener, recortar o recortar en el presupuesto. Entonces en este episodio del Podcast de cerveza de eventoLa tripulación comparte sus pensamientos sobre lo que guardan, cortan y descartan.

Pero antes de entrar en los presupuestos, presentemos a nuestro coanfitrión especial, Xander Castro. Nuestra historia con Xander comenzó hace años cuando trabajó para Endless como escritor fantasma independiente. Desde entonces, ha trabajado como organizador de eventos y ahora es el Director de Eventos en pequeña semilla. También apareció en un episodio anterior de #IconosdeEvento. Allí podrá escuchar más sobre sus antecedentes.

Gracias a la contribución de Xander en el episodio de hoy, Brew Crew está adoptando un enfoque gamificado para abordar el pesado tema de los recortes presupuestarios en eventos. Dada la posibilidad de elegir el tema del episodio, dice lo siguiente: «Me topé con una idea aleatoria que me vino a la cabeza, la versión para menores de besar, casar, matar». La idea es: «Si observa los presupuestos que se están recortando y sus clientes están considerando reducir algunas de las cifras que tiene para partidas presupuestarias específicas, ¿cuáles son las cosas que debe conservar? ¿Cuáles son las cosas que tienes la oportunidad de reducir? ¿Y cuáles son algunas de las cosas que puedes eliminar por completo? Entonces, sin más preámbulos, veamos qué está haciendo Brew Crew.

Cortar, mantener, actualizar (KISS, Marry, Kill Revamp)

Si no estás familiarizado con el juego de la vieja escuela de besar, casarte y matar, así es como funciona: un jugador revisa una lista de tres personas reales o ficticias. De esas tres personas, el jugador tiene que elegir a quién besar, casarse o matar. Sin embargo, para mantener las cosas relacionadas con los eventos, Brew Crew decidió renovar el juego y llamarlo «cortar, mantener, mejorar».

Hoy, las tres categorías que la tripulación deberá recortar, mantener o mejorar son:

• Producción
• Alimento
• Marketing

Pero antes de que el equipo comience a hacer recortes en el presupuesto del evento, Nick comparte su negación. «Somos conscientes de que ‘depende’. Somos conscientes de que los objetivos realmente impulsan estas partes de la toma de decisiones. Así que tómalo todo con cautela”.

Aquí es donde Nick, Deanna, Xander y Will tomaron sus decisiones.

Comida cortada en equipo

Nick ha decidido cortar el almuerzo. ¿Por qué? Alcohol. «Me lo quitaré», dice. “Sé que esto es muy controvertido, pero es bastante fácil y probablemente el costo más alto en la burbuja de alimentos y bebidas. La mayoría de los objetivos no requieren esto. Entiendo que tiene un elemento de lubricante social, pero puedes superarlo con alternativas económicas. También hay otras oportunidades para dibujar temas en F&B. Aunque hay menos comida, está más alineada temáticamente con el tema. Es más difícil cortar cosas con un propósito, como la producción».

«Antes de pasar a producción, lo cubro con comida y bebida», dice Will. También piensa que cortar la comida es una muy buena manera trabajando con un presupuesto reducido. “Creo que puedes trasladar ese costo a los asistentes actuales que desean una experiencia de mayor calidad y luego pagarla como quieran. Lo que hago es dar pausas para el almuerzo más largas y enviar a la gente a restaurantes locales cercanos. Permítales disfrutar de su almuerzo y profundizar en las conversaciones con la gente”.

Para Nick, la comida era la única opción correcta. Él ve muchas más oportunidades en producción y marketing para ganar más dinero. “Cuando empiezas a sacar dinero de la producción, empiezas a restar importancia a la mayoría de los eventos. No querrás hacer nada que te dé menos oportunidades de volver a utilizar ese contenido en el futuro”.

«Si alguien tiene un presupuesto reducido, mi objetivo es descubrir cómo puedo ganar más dinero en el futuro, así no volveré a estar en esta situación», continúa Nick. Al guardar la producción, “puedo usarla para ganar más dinero en el futuro. Específicamente en recortar ese contenido para tener oportunidades adicionales de ingresos patrocinados en contenido imperecedero. La producción y el marketing tienen mejores oportunidades para que yo obtenga más ingresos”.

«Me gusta pensar que esto permite a los asistentes tomar sus propias decisiones», añade Xander. “La oportunidad de reducir potencialmente los precios de las entradas eliminando los alimentos de su presupuesto no es sólo una herramienta de marketing; también los saca del espacio y te deja una oportunidad más natural para conectarte”.

Sin embargo, esta estrategia de recorte no funcionará para eventos con una larga historia de experiencias basadas en la comida o eventos que hayan hecho promesas en torno a la comida. «Si prometiste algo a los que asistieron, ahí es donde empiezas a enfrentar algunos desafíos. De todos modos, F&B es un área en la que tenemos más poder para hacer ajustes sin afectar la calidad de la experiencia general del evento», concluyó Xander.

Producción de corte en equipo

Dado que Nick, Will y Xander formaban parte del equipo de corte de alimentos, Deanna se quedó sola en su decisión de reducir la producción. «Es interesante porque creo que algunas de las cosas que Nick tenía en el segmento de marketing o producción, yo las habría puesto en el segmento de marketing», dice.

“Entonces, ¿por qué debería cortar la producción? Corté las imágenes. Siento que muchos oradores, presentadores y facilitadores confían demasiado en ellos. Dependiendo del evento, el tamaño y el alcance, puedes hacer cosas geniales sin elementos visuales. El audio es más difícil de cortar, especialmente si se trata de un grupo grande, pero creo que puedes arreglártelas sin imágenes si tienes un altavoz dinámico».

Deanna tiene un ejemplo para respaldar su posición. «Fui a Connect Corporate en 2016. El AV completo apareció en medio del discurso de apertura del almuerzo del orador principal. Ella fue increíble porque aguantó los golpes y aun así transmitió un gran mensaje. Todavía lo recuerdo, y eso fue hace siete años».

Esta declaración le recuerda a Nick las charlas TED, otro excelente ejemplo de eventos de bajo rendimiento que generan impacto. “No hay elementos reales de producción más allá de las cartas TED que van por todas partes. Se trata de un asunto sencillo que transmite el mensaje. Está más centrado en cómo los oradores presentan y ejecutan. Es una experiencia muy cohesiva e impactante”.

Marketing de corte en equipo

Dado que nadie ha formado parte de un equipo de marketing, Nick y Will comparten sus opiniones sobre cómo optimizar el marketing.

«Nadie dijo ‘reduzcamos el marketing’. Quizás esto se deba a que es el impulso para gastar menos dinero este año», dice Nick. Si tiene que reducir los costos de marketing, sugiere buscar asociaciones. “Comparta la carga y facilíteles la comercialización de su evento, junto con usted, para aumentar sus impresiones sin gastar tanto dinero en compras de medios o PPC. Si empodera a sus socios del evento, potencialmente estará gastando menos dinero en un esfuerzo más coordinado. Entonces podrás gastar menos dinero en marketing”.

«Una cosa que añadiría es que no tengas miedo de reinventar tu marketing», añade Will. “Hemos sido duros en el juego del inbound marketing desde el principio en la industria de eventos. Nuestros únicos competidores en el espacio de contenidos eran las empresas de medios. Pero durante la pandemia, debido a que muchas empresas de tecnología tenían tal presupuesto de marketing, el inbound marketing en el mercado SaaS se saturó rápidamente».

Y continúa: «Cuando empieces a sentir que algo ya no funciona, elimina tus emociones y piensa en ello de nuevo. Un saludo a mi equipo en Endless, me decían esto más de lo que yo escuchaba. Deberíamos haber intentado algo completamente diferente, pero seguí pensando: ‘No. esto funciona.’ Pero luego me di cuenta de que debería haberlo cortado y comenzamos nuevas tácticas de marketing».

La economía del creador: un recurso de bajo costo sin explotar

Inspirándose en consejos sobre cómo reducir el marketing, Deanna también ofrece algunos consejos valiosos y prácticos para los especialistas en marketing de eventos. “Sé que este no es un episodio de tendencias. Pero me hace pensar hacia dónde se dirige nuestra industria, dónde tenemos espacio para mejorar y dónde podríamos estar atrasados. No utilizamos contenido generado o influenciado por el usuario. La economía creadora no sólo está aquí, sino que está en auge. La industria de eventos definitivamente está atrasada en ese aspecto”.

«Recuerdo haber visto esto con HubSpot hace unos años», continúa Deanna. “Galvanizaron a su comunidad y los convirtieron en usuarios avanzados que ayudaron a promover la conferencia mientras estaban en Inbound. Esa es una gran oportunidad de bajo costo que podría ser gratuita, dependiendo de cómo sea su comunidad. Venderán su producto mejor que usted. Son esencialmente los expertos en la materia en esta área. Ése es un lugar en el que me gustaría que nuestra industria entrara más”.

Nick está de acuerdo. «Y en algunos casos, no hay costos difíciles asociados con su preparación y hacerlos sentir especiales», dice. “No estoy diciendo que gastes menos en Google este año ni que dejes de hacer marketing por correo electrónico. Esa no es la mejor manera de ahorrar dinero en marketing y alcanzar sus objetivos. Se trata de utilizar metodologías económicas y gratuitas que existen».

«Los eventos realmente no influyen en el marketing de influencers principalmente porque creo que la comprensión de qué es el marketing de influencers en el contexto B2B no es obvia», continúa Nick. “En el espacio B2B, es mucho más accesible. No buscan 250.000 dólares por publicación de Instagram. Están buscando boletos para el asiento delantero o un reconocimiento».

En 2022, el fundador de VideoFruit Bryhan Hariss invitado publicado en un sitio web B2B especializado. Después de publicar el artículo, su agencia de marketing observó un aumento masivo en las visitas a la página y el tiempo de visita, junto con una disminución en la tasa de rebote. La economía de influencers B2B existe. Simplemente tienes que utilizarlo.

¿Cuál es el presupuesto de su evento para recortar, mantener y mejorar?

Ahora que está familiarizado con el corte, el mantenimiento y la mejora, ¡queremos saber de usted! “De los tres grupos que discutimos, ¿qué presupuestos para eventos recortaría, mantendría y mejoraría? Envíenos un correo electrónico y envíenos preguntas sobre temas futuros”, concluyó Deanna.

Esperamos volver a traer este formato en el futuro. Nos vemos aquí la próxima vez para otro episodio de la Podcast de cerveza de evento