Cómo redactar un comunicado de prensa eficaz para un evento

Los comunicados de prensa son declaraciones breves e informativas que se envían a los medios de comunicación para alertarlos sobre un próximo evento, lanzamiento de un nuevo producto o noticias generales de importancia.

Los comunicados de prensa de eventos a menudo son redactados por un miembro del equipo de relaciones públicas del evento y pueden determinar si un evento es cubierto por los medios, por lo que es esencial asegurarse de que contengan la información más importante, todo lo relacionado con su evento; no deje ningún detalle. afuera.

A continuación se ofrece una breve (y atractiva) guía para elaborar un comunicado de prensa eficaz antes de su próximo evento.

Por qué necesita un comunicado de prensa para un próximo evento

Básicamente, los comunicados de prensa son una forma de promoción. Y cuando están hechos para un evento, ayudan al organizador del evento a generar expectación, ganar presencia en los medios y promocionar el evento a una audiencia más amplia antes de la hora del espectáculo. Cuando está bien escrito (con toda la información correcta), un comunicado de prensa puede ayudar a captar no sólo la atención de los medios, sino también la atención de lectores y oyentes que pueden convertirse en futuros asistentes al evento.

Aunque las redes sociales se han convertido en muchos sentidos en la fuente de la prensa en la sociedad actual, la cobertura de los medios tradicionales todavía tiene un valor tremendo para los eventos corporativos. Al escribir un breve comunicado de prensa y enviarlo a un medio de comunicación, puede ayudar a aumentar el conocimiento de la marca y difundir su mensaje más allá de las audiencias de las redes sociales.

Pero, ¿qué constituye un comunicado de prensa bien redactado? ¿Debería escribir otro una vez finalizado el evento?

Cómo redactar un comunicado de prensa estándar para un evento

Al redactar un comunicado de prensa para un evento, debe responder a las 5 preguntas (y 1 H):

• mín. ¿Estás organizando el evento?
• Qué sobre el evento y qué pueden esperar los asistentes?
• Cuando ¿Está previsto que se lleve a cabo el evento?
• Dónde ¿Está ocurriendo el evento? ¿Qué ciudad o lugar?
• Por qué ¿Estás organizando el evento? ¿Qué espera que los asistentes se lleven la experiencia?
• Cómo ¿Está ocurriendo el evento? ¿Es presencial, virtual o híbrido?

Estos son los detalles más importantes que se deben incluir en un buen comunicado de prensa, ya que constituyen la mayor parte de la información importante que un participante potencial querrá saber.

Una vez que haya delineado los detalles clave, debe transmitirlos de una manera que llame la atención y al mismo tiempo sea informativo y conciso.

Aquí hay seis componentes clave a tener en cuenta al redactar un comunicado de prensa eficaz para un evento.

1. Encuentre un ángulo de interés periodístico: ¿Su evento ayudará a las personas a ganar o ahorrar dinero? ¿O tendrá un impacto positivo en la comunidad o la sociedad en general? Intente encontrar un gancho que llame la atención de su audiencia y que recuerde una noticia.
2. Escribe un titular atractivo: Un titular atractivo en un comunicado de prensa captará la atención de su audiencia y los obligará a leer el comunicado de prensa en su totalidad.
3. Resuma el evento: En resumen, el párrafo principal de su comunicado de prensa debe resumir los temas principales del evento. Aquí es donde debes pensar en las cinco preguntas que comentamos anteriormente.
4. Incluya información importante: La ubicación, la hora, el costo de las entradas, los requisitos de viaje y los plazos de inscripción son elementos que deben incluirse en el comunicado de prensa de su evento.
5. Incluya un llamado a la acción o los próximos pasos críticos: El comunicado de prensa de su evento siempre debe incluir una llamada a la acción que envíe a los asistentes a una página web para obtener más información o a una página de registro para comprar entradas.
6. Termina con un texto estándar que describe la información de la empresa: Aquí es donde puede hablar más sobre la organización anfitriona y/o los patrocinadores principales. Mencione brevemente la misión, los objetivos o cualquier antecedente e información de contacto relevantes de su empresa.

En última instancia, siempre querrás redactar un comunicado de prensa del evento para el público objetivo del evento, de modo que tengas más posibilidades de convertir a nuevos asistentes.

Mejores prácticas y preguntas frecuentes

Ahora, hablemos de algunos detalles, incluidos los tipos de eventos que justifican un comunicado de prensa, la duración óptima y el mejor momento para enviar uno.

¿Puedes redactar una nota de prensa para cualquier tipo de evento?

Sí. Cualquier evento notable y especial se beneficiará de un comunicado de prensa.

¿Cuánto tiempo debe durar un comunicado de prensa?

Un buen comunicado de prensa no debe tener más de 500 palabras, pero lo ideal es que sea más corto, entre 300 y 400 palabras. Asegúrese de mantenerlo en una página como máximo.

¿Cuándo es el mejor momento para distribuir un comunicado de prensa?

Para eventos que requieren que los asistentes compren boletos o se registren con anticipación, siempre es mejor tener más tiempo de anticipación. Para grandes eventos corporativos, lo ideal es un plazo de 8 a 10 meses para el comunicado de prensa inicial, con comunicados de seguimiento intermitentes más cerca de la fecha del evento.

El mejor momento para enviar un comunicado de prensa a los medios es el martes, miércoles o jueves entre el inicio de la jornada laboral y las primeras horas de la tarde en la hora local del destinatario.

¿Debería escribir un comunicado de prensa posterior al evento?

Si bien no es tan necesario como distribuir un comunicado de prensa previo al evento, enviar otro después de que concluya el evento nunca es una mala idea. Un comunicado de prensa posterior al evento puede comunicar el éxito de un evento, conferencias magistrales y llamados a la acción, e incluso promocionar su próximo evento.

Anuncios perfectos de eventos.

Para redactar un comunicado de prensa de un evento eficaz, los planificadores de eventos deben comunicar de forma eficaz detalles importantes a su público objetivo y hacerlo interesante.