7 consejos para gestionar el personal y los voluntarios temporales de eventos

Gestionar el personal del evento es un poco como pastorear gatos. Puede ser bastante complicado saber si todos están haciendo exactamente lo que se supone que deben hacer cuando se confía en un equipo leal de trabajadores permanentes. Pero si a esto le sumamos algunos trabajadores temporales y voluntarios, una agenda apretada y un evento particularmente exigente, las cosas tienen el potencial de salir terriblemente mal.

Hemos reunido 7 consejos para ayudarle a mantener el control total de todo el personal y los voluntarios de su evento y producir un evento o conferencia exitoso.

DEFINIR PUNTOS DE ENTRADA DEL PERSONAL

Es poco probable que al personal del evento se le permita cruzar la puerta principal y presentarse a trabajar. La mayoría de los lugares tienen entradas designadas para el personal y, a menudo, requieren procedimientos complejos de entrada y autorización de seguridad como parte del proceso. plan de accidentes y emergencias.

Asegúrese de que todo el personal de su evento (permanente, temporal y voluntario) esté plenamente consciente de qué esperar, lleve la autorización y la identificación personal adecuadas y sepa que debe salir con tiempo suficiente para no llegar tarde al trabajo.

EL PERSONAL DEBE ENTRAR

A pesar de los requisitos de seguridad de las instalaciones, su empresa debe tener sus propios procedimientos internos para saber exactamente cuántos miembros del personal o voluntarios están de servicio en un momento dado y la identidad de cada trabajador o voluntario.

Con base en el plan de trabajo que diseñé para el evento, es muy recomendable introducir un proceso de ingreso para esto. El uso de un software de gestión de personal es especialmente útil, ya que permite registrar quién está presente y a qué hora llegó al trabajo. La investigación también sugiere que la introducción de este tipo de tecnología puede mejorar la motivación y ayudar a fomentar una ética de equipo más sólida, ya que los empleados pueden controlar sus propias horas de trabajo con mucho detalle.

Los avances recientes en la tecnología de reconocimiento facial vinculados al software de gestión de eventos pueden ayudar a garantizar el registro del personal o incluso denegar la entrada a determinadas áreas de un lugar.

INFORMES EN SITIO

Cada evento y cada lugar es diferente, por lo que es comprensible que el personal de su evento no sepa dónde presentarse al llegar. Es su responsabilidad dejar esto muy claro durante la sesión informativa previa al evento. Ya sean trabajadores permanentes, temporales o voluntarios, se les debe decir exactamente dónde ir (marcar un mapa del lugar si es necesario) y a quién deben presentarse en el lugar (el nombre del supervisor o gerente correspondiente) para que no haya confusión o una excusa para llegar tarde al trabajo.

PRESENTACIONES DEL EQUIPO

Una vez que su miembro temporal del personal haya llegado, debe ser presentado formalmente a su equipo del evento y a los supervisores con los que trabajarán durante el evento. Esto brinda una oportunidad importante para que los trabajadores desconocidos comprendan a quién es mejor dirigir sus preguntas en caso de que necesiten ayuda. En términos de gestión, añade un valioso toque personal que hace que su empresa parezca un empleador fácil y accesible.

INFORMACIÓN DETALLADA

La comunicación efectiva es la clave para cualquier evento exitoso que se desarrolle sin problemas. Antes del inicio del evento, convoca al equipo y Hágales saber exactamente qué se espera de ellos. durante el evento. Comparta el cronograma, incluidas las tareas precisas y los tiempos exactos, y su nivel de expectativas a la hora de realizar la tarea. Asegúrese de dejar tiempo para preguntas para que todos los miembros del equipo se sientan seguros del trabajo que deben realizar.

DELEGADO PARA EQUIPOS

En lugar de repetir las mismas instrucciones a todos los miembros del equipo, ahorre tiempo y energía dividiendo el personal del evento en equipos o grupos más pequeños, cada uno supervisado por un líder de equipo. Da tus instrucciones a los líderes del equipo. y autorizarlos a supervisar la implementación de las tareas, asegurándose de que sean el punto de contacto para cualquier pregunta, lo que luego le permitirá prestar atención en otra parte.

EL PERSONAL Y GRACIAS

Al final del evento, el procedimiento de salida del personal temporal y permanente y de los voluntarios debe reflejar el proceso de entrada. Además de cumplir con los requisitos de seguridad del sitio, también le proporciona información financiera precisa sobre cuánto ha trabajado cada persona y cuánto se le pagará. Finalmente, es importante agradecer a todo su personal por su esfuerzo y aporte durante su turno. Un poco de reconocimiento ayuda mucho y es importante transmitir su agradecimiento en persona.

Source link