6 señales de que ha encontrado un patrocinador de eventos corporativos eficaz

No importa en qué tipo de organización trabaje, si organiza eventos para promover sus objetivos, probablemente conozca los patrocinios corporativos. Este tipo de ayuda por parte de las empresas puede brindar un apoyo crucial de las siguientes formas:

• Financiero: El tipo de patrocinio más conocido es el de una empresa que aporta dinero para financiar un evento. A cambio, el organizador del evento ayuda a promover el conocimiento del patrocinador al incluir su marca en los materiales de marketing y del evento.
• En especie: El patrocinador donará bienes o servicios para su evento, en lugar de aportar fondos. Por ejemplo, una empresa de catering puede proporcionarte alimentos y bebidas, ayudándote a reducir el gasto en este ámbito.

Si bien los patrocinadores claramente brindan un apoyo valioso para los eventos de su organización, establecer una asociación exitosa puede resultar difícil. No sólo necesita identificar empresas que estén dispuestas a patrocinarlo, sino que también necesita encontrar una que facilite el proceso.

En esta guía, cubriremos seis signos o características de patrocinadores de eventos corporativos eficaces. Ya sea que esté organizando el lanzamiento de un producto, una recaudación de fondos para una escuela, una feria comercial u otro evento, lo ayudaremos a identificar patrocinadores que seguramente lo apoyarán. ¡Vamos a sumergirnos de lleno!

1. Alineación de Valores y Metas

Lo ideal es que su patrocinador no se asocie con usted sólo por los beneficios de marketing. Deben preocuparse genuinamente por el éxito de su evento y querer que usted alcance sus objetivos. Por lo tanto, busque patrocinadores que se alineen con su misión, valores u objetivos para una asociación más sencilla.

Un patrocinador eficaz se alinea con sus objetivos generales o específicos del evento. Por ejemplo, si el propósito de su evento es difundir su producto, puede tener problemas para encontrar un patrocinador específicamente interesado en promocionar su nuevo producto. Sin embargo, si su misión comercial es llevar productos sustentables a los consumidores, puede identificar más fácilmente organizaciones con ideales similares y comunicarse con ellas para obtener patrocinio.

2. Fiabilidad financiera

Dado que la mayoría de los patrocinios corporativos brindan apoyo monetario, su socio debe ser financieramente confiable. Por lo general, esto significa que buscará negocios consistentemente rentables con un flujo de caja positivo. Por lo general, puede encontrar esta información en los estados financieros que las empresas publican para sus partes interesadas.

Eso no quiere decir que las pequeñas empresas no sean socios valiosos; el hecho de que una empresa no pueda proporcionar una gran cantidad de financiación no significa que deba ignorar su apoyo. De hecho, si su organización o evento es pequeño, puede tener dificultades para conseguir el patrocinio de una empresa grande y bien establecida.

Diseñe paquetes de patrocinio que se adapten a múltiples niveles de patrocinio para invitar al apoyo de organizaciones de todos los tamaños. Por ejemplo, puede crear los siguientes paquetes:

• Bronce: Si una organización proporciona el equivalente a $1000 en patrocinio, incluirá su logotipo en el sitio de su evento.
• Plata: Si una organización proporciona el equivalente a $5,000 en patrocinio, obtendrá todos los beneficios del paquete bronce, un reconocimiento en las redes sociales y un puesto de orador en uno de los paneles del evento.
• Oro: Si una organización proporciona el equivalente a $10,000 o más en patrocinio, obtendrá todos los beneficios de los paquetes inferiores, así como su marca incluida en todos los materiales del evento y un agradecimiento en el discurso de clausura del evento.

Con paquetes de patrocinio y capas como estos, puede aceptar el apoyo de organizaciones independientemente de su tamaño y rentabilidad. Recuerde que la clave es la confiabilidad, así que asegúrese de que las empresas con las que se asocia tengan una reputación positiva en su comunidad y en la industria en general.

3. Comunicación clara

Piense en la última vez que trabajó con un vendedor poco comunicativo. Tal vez un proveedor de catering tardó un poco en comunicarse con usted sobre las opciones de comida para su evento, o un artista llegó tarde y no le informó. Esto no sólo es poco profesional por parte del proveedor, sino que también resulta estresante para el personal del evento.

Si bien los patrocinadores no tienen una relación tradicional de proveedor con su organización, aún es necesario realizar mucha comunicación para lograr una asociación exitosa. Por ejemplo, deberá discutir:

• Detalles del patrocinio
• Información sobre el evento, incluido el calendario, el público objetivo y más.
• Estrategia de comercialización
• Patrocinar oportunidades de participación, como paneles y demostraciones de productos.
• Progreso en la planificación de eventos, incluidos los obstáculos.

Cuando empiece a conectarse con posibles patrocinadores corporativos, preste atención a lo comunicativos que son. ¿El principal punto de contacto responde con prontitud? ¿Programan reuniones de control periódicas para garantizar que la membresía funcione sin problemas? ¿Le informan sobre los obstáculos que están experimentando por su parte?

La transparencia es un componente importante de cualquier asociación: ambas organizaciones deben sentir que la otra actúa en su mejor interés. Con una comunicación clara, puede evitar malentendidos y frustraciones en el proceso de planificación y patrocinio de eventos.

4. Alineación de la audiencia

Otra forma común que tienen las empresas de apoyar los eventos que patrocinan es promocionando el evento entre su audiencia única. Esto permite que su organización se conecte con más personas que pueden comprar sus productos, donar a su misión o apoyar a su organización de otras maneras.

Sin embargo, no todos estarán interesados ​​en su evento o su organización; por ejemplo, si su asociación organiza una conferencia para ayudar a los profesionales médicos a establecer contactos, las amas de casa locales probablemente no estarán interesadas. Esto significa que debe trabajar con un patrocinador cuya audiencia sea similar a la suya o la incluya.

Encuentre socios cuyas audiencias coincidan con las suyas en:

• Demografía
• Ubicación
• Nivel de ingresos
• Estilo de vida
• Intereses

Cuando su patrocinador lo ayude a promocionar su evento, su audiencia aprenderá más sobre su organización y lo que usted hace. Tener características de audiencia compartidas mejora tus posibilidades de asegurar más registros para tu evento y te facilita involucrar a los asistentes con lo que estás haciendo.

5. Fuertes estrategias de marketing

No es suficiente que un patrocinador potencial tenga una audiencia que se alinee con la suya; también necesita estrategias de marketing sólidas para maximizar su alcance. Idealmente, su patrocinador debería adoptar un enfoque multicanal, enviando mensajes promocionales a través de estos canales:

• Su sitio web
• Boletines informativos por correo electrónico
• las redes sociales
• correo directo
• Mensajes

Verifique los esfuerzos de marketing digital del patrocinador y evalúe qué tan efectivos son en función de la frecuencia con la que envían mensajes y los niveles de participación que reciben en las plataformas de redes sociales. Una vez que haya formado una asociación, puede pedirles que revisen sus datos de marketing para ayudarle a identificar qué canales serán más efectivos para asegurar las inscripciones para su evento.

No todos los patrocinadores incluirán el marketing como parte de su apoyo, pero los más eficaces sí lo harán, ya que entienden que una promoción cuidadosa sólo puede beneficiar a su evento.

6. Historia de la Responsabilidad Social Empresarial

Obtener patrocinios puede ser más difícil para asociaciones, organizaciones sin fines de lucro y otras organizaciones impulsadas por una misión que para otras entidades. Dado que su organización no opera en el ámbito con fines de lucro, los patrocinadores pueden beneficiarse menos de una asociación con usted que con otra empresa.

Es por eso que una de las señales de un patrocinador de eventos eficaz es un historial de responsabilidad social corporativa (RSC) o actividades e iniciativas que muestren un compromiso con la mejora de la comunidad empresarial. Por ejemplo, Ben and Jerry’s apoya una variedad de movimientos que buscan eliminar las injusticias en sus comunidades.

Según FundraisingIP, existen tres programas principales de RSE que las empresas pueden implementar:

• Regalos a juego. En este programa, la empresa iguala las donaciones que sus empleados hacen a organizaciones impulsadas por una misión, generalmente en una proporción de 1:1. Por ejemplo, si un empleado dona $10, la empresa dona $10 a la misma organización.
• Becas para voluntarios. Cuando un empleado ofrece una cantidad determinada de horas como voluntario en una organización sin fines de lucro, la empresa hará una donación a esa organización sin fines de lucro. Por ejemplo, la política podría ser que después de contratar voluntarios durante 30 horas dentro de un año calendario, la empresa done $50 a la organización sin fines de lucro.
• Prácticas empresariales sostenibles. Estas prácticas varían de una empresa a otra, pero pueden incluir ofrecer una compensación integral, respetar el equilibrio entre la vida personal y laboral, estar abierto a la retroalimentación y reducir el impacto ambiental negativo.

Los patrocinios anteriores exitosos son otro indicador de la RSE. En particular, busque empresas que hayan trabajado con organizaciones o en eventos similares al suyo. Por ejemplo, si su escuela acepta la sugerencia de Funds2Orgs y organiza una recaudación de fondos para recolectar zapatos, buscaría empresas que se hayan asociado anteriormente con escuelas o hayan apoyado eventos estilo campaña.

Al buscar esta información, consultar directamente el sitio web de la empresa es un excelente lugar para comenzar. Las empresas que participan en la RSE suelen estar orgullosas de ello e incluyen información relacionada sobre sus políticas, asociaciones anteriores y más. Por ejemplo, además de describir sus valores en su sitio web, Ben and Jerry’s también incluye enlaces a su fundación, que otorga subvenciones para financiar organizaciones en todo el país que trabajan por un cambio social progresivo.

Cuando solicite patrocinios, investigue empresas que sean locales de su organización, que trabajen en sectores verticales similares y que se hayan asociado previamente con organizaciones similares a la suya para tener mejores posibilidades de identificar socios potenciales valiosos. Cuando comience a interactuar con ellos y a enviar propuestas de patrocinio, recuerde las características clave anteriores para ayudarle a decidir si vale la pena continuar con la asociación.