4 consejos para planificar un evento empresarial exitoso

Estar a cargo de organizar un evento empresarial puede resultar abrumador. Tendrá que realizar múltiples tareas en varios elementos de la planificación de eventos, mientras se asegura de ajustarse a su presupuesto disponible. Afortunadamente, existen muchas formas de reducir el estrés de la planificación y garantizar el cumplimiento de los objetivos de su evento. A continuación se ofrecen cuatro consejos para planificar un evento empresarial exitoso.

1. Crea un presupuesto para el evento

El primer paso para una gestión exitosa de eventos es crear un presupuesto para su evento. Los gastos pueden acumularse rápidamente y salirse de control con una mala gestión financiera. Teniendo esto en cuenta, es necesario determinar de antemano el presupuesto disponible y asignar el dinero en consecuencia. Por ejemplo, considere cuánto puede gastar en el lugar, el catering, el entretenimiento, etc. Asegúrese de crear una lista completa que incorpore todos los gastos relacionados con su evento. Consulte su presupuesto periódicamente durante el proceso de planificación para controlar los costos y evitar gastos excesivos. Hay muchos sitios web que ofrecen plantillas y calculadoras gratuitas para la elaboración de presupuestos de eventos. Utilice estos recursos para ayudarle a crear un presupuesto realista para su evento.

2. Elija una ubicación conveniente

La ubicación de su publicación es extremadamente importante. Si eliges un lugar remoto o de difícil acceso, corres el riesgo de que la gente decida no asistir o se vaya en el último momento. Por lo tanto, debes intentar elegir una ubicación que esté convenientemente ubicada, es decir, en algún lugar central de una ciudad o cerca de las conexiones de transporte público. También debe verificar que la ubicación elegida tenga instalaciones como estacionamiento gratuito en el lugar o acceso sin pases. Si los invitados tendrán que viajar un largo camino para asistir a su evento, ofrezca asistencia en viaje. Por ejemplo, puede proporcionar a los huéspedes un enlace a Parkon.com para que puedan reservar el aparcamiento en el aeropuerto con antelación. También puede ofrecer reembolsar a los clientes sus gastos de viaje si su presupuesto lo permite.

3. Envíe las invitaciones con anticipación

Si avisa a sus invitados con poca antelación, es posible que ya tengan planes o no puedan organizar el viaje o el cuidado de los niños para asistir a su evento. Teniendo esto en cuenta, debes enviar las invitaciones con antelación y avisar a tus invitados con suficiente antelación. Esto es especialmente importante si organiza su evento el fin de semana o durante la temporada navideña. Según los consejos de etiquettescholar.com, las empresas deberían intentar enviar invitaciones con cuatro a seis meses de antelación para un evento importante cuando se invite a invitados de fuera de la ciudad. Sin embargo, es posible que solo necesite avisar con dos a cuatro semanas de antelación para eventos de negocios informales con invitados locales.

4. Impresiona con el catering de tu evento

Sus invitados esperan que usted les proporcione comida y bebida en su evento. El catering que elijas dependerá de tu presupuesto disponible. Por ejemplo, con un presupuesto elevado se pueden pagar canapés y una comida de tres platos, mientras que con un presupuesto limitado se puede gastar en un buffet. Los invitados aprecian las comidas y bebidas de cortesía, por lo que es una buena idea destinar una gran parte del presupuesto de su evento a un catering que los impresione.

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