3 estrategias de participación únicas para su evento

Cualquier planificador de eventos sabe que la participación de la audiencia es clave para el éxito del evento. Existen algunas estrategias probadas y verdaderas: contratar oradores de primer nivel, invertir en una aplicación de eventos para aumentar la participación en el sitio y brindarles muchas oportunidades de networking.

Pero ¿y si buscas algo diferente? ¡Tienes suerte!

Karen Hill es directora de Reuniones, Eventos y Participación en Barcami Lane, una empresa de gestión de asociaciones (AMC) que trabaja con asociaciones sin fines de lucro nacionales y regionales. Recientemente habló en el seminario web «Las nuevas reglas de participación» de EventMobi, donde compartió varias estrategias de participación de la audiencia, cada una de las cuales ha sido probada a lo largo de sus 19 años de experiencia organizando «eventos de asociación muy concurridos».

Algunas de las ideas que Karen compartió incluyen:

• Aproveche la ubicación de su evento para aumentar la diversión
• Encuentre inspiración en diversas voces mientras diseña su programa
• Agregar misterio e intriga para generar anticipación

Continúe leyendo para conocer tres nuevas tácticas de participación en eventos que En realidad ¡trabajar!

Tres formas únicas de aumentar la participación de la audiencia

Quiere aumentar los niveles de participación en su próximo evento. Pero ya has agotado tus tácticas habituales. Karen tiene algunas ideas innovadoras para usted:

1. Elija el lugar correcto

Cualquier magnate inmobiliario le dirá que todo es cuestión de ubicación, ubicación, ubicación.

Además, la ubicación también es importante cuando se trata de participación en un evento. La ciudad y/o ubicación adecuada puede sorprender y deleitar a tu audiencia. Inspírate en las ubicaciones, paisajes y puntos de referencia únicos de tu ciudad anfitriona para crear experiencias más atractivas y memorables.

Karen ayudó recientemente a planificar la conferencia anual de la Asociación de Administradores Académicos de Cirugía, celebrada en Boston. Esta era una ciudad nueva para muchos de los asistentes.

“Creo que una de las cosas fue que la mayoría de ellos nunca habían estado en la ciudad, o si estaban en la ciudad, simplemente estaban atrapados en una sala de reuniones…. Esta fue solo la oportunidad de casi empujarlos, salir, ver la ciudad, unirse a otros asistentes y simplemente explorar».

-Karen colina

Karen y su equipo aprovecharon la ciudad y planificaron actividades divertidas para los asistentes que los animaron a explorar los alrededores.

Puedes hacer algo similar. Tome una página del libro de Karen y planifique una búsqueda del tesoro en toda la ciudad para su audiencia (más sobre esto a continuación). O adopte un enfoque a pequeña escala y utilice sus comunicaciones previas al evento para resaltar hechos inusuales sobre el lugar de su próxima conferencia industrial.

Si tiene la suerte de contar con la empresa de gestión de destinos (DMC) de su ciudad anfitriona como patrocinadora del evento, puede colaborar para garantizar que sus asistentes experimenten lugares o actividades exclusivos que resalten los aspectos más singulares y emocionantes de la ciudad.

Cualquiera de estos enfoques brindará a sus asistentes algo especial por lo que estar entusiasmados.

“Presentamos una lista de 10 artículos diferentes en la ciudad de Boston… Teníamos que lograr que salieran, exploraran, probaran cosas nuevas, comida nueva. Nos gustaría que las subieran a la aplicación y luego obtuvieran todas sus fotos de inmediato… Así que eliminamos las redes sociales por completo y nos concentramos en hacer que la gente se involucre más en la aplicación y comparta sus experiencias».

-Karen colina

Como beneficio adicional, la búsqueda del tesoro requirió que los asistentes cargaran fotos de su progreso en Activity Feed en la aplicación móvil del evento. Esta fue una excelente manera para que los participantes rompieran el hielo y establecieran nuevas conexiones con otros asistentes.

Para participar, los asistentes tenían que iniciar sesión en la aplicación, lo que era beneficioso para Karen porque garantizaba que los asistentes también pudieran acceder a toda la información, el contenido y las funciones de participación del evento que les ayudarían a aprovechar al máximo la conferencia anual.

2. Escuche varias voces

Para garantizar que sus eventos ofrezcan un valor real para todo asistentes, Karen aprovecha su base de voluntarios. Esto le permite inspirarse en diversas personas que representan el público objetivo del evento.

Un grupo de voluntarios comprometidos puede ayudarle a gestionar las tareas administrativas, recaudar fondos para futuros eventos y promocionar y organizar la próxima reunión de su asociación. También pueden ser una rica fuente de información sobre su propia demografía. Dado que es probable que los miembros más comprometidos sean sus voluntarios, recopile sus opiniones sobre qué actividades serán más atractivas para personas como ellos que podrían considerar unirse a su asociación, o interesantes para los miembros existentes.

«Es por eso que trabajamos con un comité para proponer y comprender diferentes ideas para ayudar a los nuevos miembros o a los que asisten por primera vez a interactuar entre sí y también a salir y disfrutar de la ciudad en la que se encuentran».

-Karen colina

La pregunta es, ¿cómo se conecta y recluta voluntarios? Primero, asegúrese de que las personas de su asociación conozcan los beneficios del voluntariado. Por ejemplo, podrán marcar la diferencia en su industria, conectarse con otros profesionales y desarrollar nuevas habilidades. En determinadas situaciones, es posible que también puedan mejorar su currículum. Además, ¡será muy divertido!

En segundo lugar, potenciar el proceso de contratación. Una forma sencilla de hacer que esto suceda es simplificar el proceso de solicitud. Cuanto más fácil sea para las personas postularse, más voluntarios tendrás.

Además, asegúrese de definir las responsabilidades de cada voluntario. ¿Qué esperas de ellos? La claridad total a este respecto ayuda a mantener a todos en la misma página.

A continuación, promueva sus oportunidades de voluntariado en el sitio web de su asociación, el sitio web de registro de eventos, la aplicación comunitaria y los canales de redes sociales. Explique los beneficios del voluntariado, enfatice la diversión e incluya los hashtags de su evento en sus publicaciones sociales para generar inscripciones.

Finalmente, considere recompensar a sus voluntarios por sus esfuerzos. ¿Qué puedes ofrecerles? Las opciones potenciales incluyen capacitación práctica, reconocimiento en toda la industria y oportunidades de establecer contactos.

3. Añade misterio e intriga

Hay dos formas de generar entusiasmo antes de su evento: dígales exactamente lo que ha planeado con sus actividades y espere que se entusiasmen. O mantenga la información clave en secreto para que el elemento de misterio genere un nuevo nivel de anticipación. Karen adoptó este último enfoque.

«No publicamos ninguna información sobre la búsqueda del tesoro fotográfica real hasta el día de… Queríamos que fuera emocionante, como si esto fuera lo que se esperaba».

-Karen colina

Sabemos lo que estás pensando, «¿Este enfoque realmente funcionó?» ¡Absolutamente!

La búsqueda del tesoro fue diseñada para fomentar el networking y Dirigiendo a los asistentes a lugares de visita obligada en la ciudad. En lugar de proporcionar una lista de recomendaciones por adelantado (un enfoque más común), Karen se aseguró de que los asistentes tuvieran tiempo dedicado y una buena razón para salir y verlos.

«Hemos visto un aumento en la participación y la gente descarga la aplicación y se involucra… De hecho, están buscando recomendaciones sobre dónde ir a comprar cannoli o algo, sopa de pescado o algo más. Así que todo salió bien».

-Karen colina

Es posible que una búsqueda del tesoro no funcione en todos los casos. En lugar de copiar el manual exacto de Karen, puede utilizar el misterio y la intriga para agregar participación a casi cualquier actividad divertida que haya planeado para sus asistentes.

Aumente la participación de la audiencia con una plataforma de eventos comprobada

Hay muchas maneras diferentes de involucrar a sus participantes. Gracias a Karen Hill, ahora tienes algunas estrategias únicas más para ayudarlos a captar su atención.

¿Quieres un consejo adicional? Invierta en una plataforma de eventos comprobada para mantener a su audiencia interesada y entusiasmada durante sus eventos, así como en las semanas o meses entre reuniones.

Su asociación puede utilizar EventMobi para organizar eventos, alojar contenido, crear una comunidad comprometida y comunicarse con los miembros durante todo el año. Una plataforma donde sus miembros pueden iniciar sesión para registrarse y asistir a eventos, aprender y establecer contactos durante todo el año y alrededor de los eventos.

Para obtener más información sobre EventMobi y ver cómo la plataforma de eventos puede ayudarlo a involucrar a sus miembros durante y entre eventos, regístrese para una demostración gratuita.